Web panelinde vardiyalar nasıl planlanır?

Web panelindeki Vardiyalar sayfası, haftalık vardiya planını bir çizelgede gösterir. Vardiyayı bir çalışana atayabilir ya da açık vardiya olarak havuza açabilir, tekrarlayan vardiya oluşturabilirsiniz. Oluşturduğunuz vardiyalar önce taslak olur; Yayınla ile hafta yayınlanınca vardiyalar hesabı olan çalışanlara görünür. Uyarılar ve çakışmalar yayından önce gösterilir.

Rol ve persona

Hesap sahipleri ve yöneticiler. Çalışanlar bu sayfayı açamaz; kendi vardiyalarını mobil uygulamadan görür. Yöneticiler yalnızca yönettikleri şubelerde işlem yapar.

Ön koşullar

• Organizasyonda en az bir şube ve vardiya atanacak aktif personel bulunmalıdır.
• Hesap sahibi veya yönetici olarak web panele giriş yapmış olmalısınız.
• Yöneticiler için yayınlama Yöneticiler vardiya yayınlayabilir ayarına bağlıdır ve bu ayar varsayılan olarak açıktır. Yalnızca hesap sahibi kapatabilir. Kapalıysa yönetici yayınladığında hata alır; ayar Ayarlar › Yönetici yetkileri altındadır.

Adımlar

Haftayı ve görünümü seçme

1. Sol menüden Vardiyalar'ı açın.
2. Haftalar arasında gezinmek için üst çubuktaki Önceki hafta ve Sonraki hafta düğmelerini kullanın. Bu düğmeler yalnız ok simgesi taşır; görünür metinleri yoktur, adlarını ekran okuyucu okur. Aralarındaki Bugün düğmesi görünür metinlidir ve sizi içinde bulunulan haftaya getirir.
3. Hafta/Gün görünüm geçişi ile Vardiya oluştur menüsü üst çubukta görünür. Ekran genişliği lg eşiğinin altına indiğinde ikisi de gizlenir ve üst çubuktaki Diğer işlemler (⋯) menüsünden seçilir.
4. Şube, Çalışan ve Durum filtreleriyle çizelgeyi daraltın. Durum listesinde Taslak, Açık, Planlandı, Devam Ediyor, Tamamlandı, Erken Ayrılış ve Gelmedi bulunur; yayınlanmış vardiyalar Planlandı olarak görünür. Üstteki özet atanmış, atanmamış ve taslak vardiya sayısını gösterir.

Çalışana vardiya atama

1. Vardiya oluştur > Kişiye ata'yı seçin. Hesabı olan bir çalışanın gününe ait boş hücreye çift tıklamak da aynı pencereyi açar. Bu çift tıklama kısayolu yalnız hesabı olan çalışanlar için vardır; hesabı henüz oluşturulmamış bir kişi için Vardiya oluştur > Kişiye ata'yı kullanın.
2. Çalışan, Tarih, Şube, Başlangıç saati ve Bitiş saati alanlarını doldurun. Gece yarısını geçen vardiyada Ertesi gün bitiyor bilgisi görünür.
3. Vardiyada konum doğrulaması aranmasın istiyorsanız Saha Vardiyası'nı açın.
4. Taslağı kaydet'e tıklayın. Vardiya her zaman taslak olarak oluşur ve yayınlanana kadar çalışana görünmez; hesabı henüz oluşturulmamış bir kişi, hesabını oluşturana kadar vardiyayı uygulamada göremez. Aynı saatlerde başka bir vardiyası olan çalışana atama yapılamaz.

Tekrarlayan vardiya oluşturma

1. Kişiye ata penceresinde Tekrarlayan'ı işaretleyin.
2. Tarih aralığı, Haftanın günleri (en az bir gün), şube ve saatleri seçin. Pencere kaç vardiya oluşacağını tahmini olarak gösterir.
3. Önizleme'ye tıklayın; önizleme zorunludur. Çakışma varsa Taslakları kaydet düğmesi kapalı kalır.
4. Tek seferde en fazla 100 vardiya oluşturulabilir. Seçim büyükse aralığı daraltın veya daha az gün seçin.
5. Taslakları kaydet'e tıklayın. Tekrarlayan vardiyalar da taslak olarak oluşur.

Açık vardiya oluşturma

1. Vardiya oluştur > Havuza aç'ı seçin.
2. Tarih, şube ve saatleri girin. İsterseniz Pozisyon gereksinimi seçin; yalnızca o pozisyondaki çalışanlar başvurabilir.
3. Doldurma yöntemi olarak İlk gelen alır veya Başvuru topla, sen seç'i belirleyin. Başvuru toplarsanız Son başvuru zamanı zorunludur.
4. Taslağı kaydet'e tıklayın. Vardiya, hafta yayınlandığında uygun çalışanların alabileceği havuza açılır.
5. Başvuru topluyorsanız seçim, Son başvuru zamanı geçtikten sonra ve vardiya başlamadan önce yapılabilir; başvuru penceresi açıkken seçim yapılamaz. Süre dolunca vardiya detayındaki Başvurular panelinden bir çalışanın yanındaki Bu çalışanı seç'e tıklayın, ardından Onayla ve ata ile atamayı onaylayın; diğer başvurular kapanır.

Uyarıları kontrol etme

1. Çizelgedeki vardiya kartında uyarı rozeti (üçgen simgesi ve sayı) varsa, rozetin üzerine gelince açılan ipucu uyarının özetini ve Detayı gör metnini gösterir. Detayı gör tıklanabilir ayrı bir düğme değildir; nedenini görmek için rozete tıklayın, vardiya çekmecesi Uyarılar bölümüne kaydırılarak açılır.
2. Haftanın tamamını görmek için Uyarılar düğmesini kullanın. Haftalık uyarılar paneli Kritik, Uyarı ve Bilgi düzeylerine göre süzülür.
3. Uyarılar haftalık süre sınırını, ardışık çalışma gününü, dinlenme süresini ve onaylı izinle çakışmayı kapsar. Haftalık süre, ardışık gün ve dinlenme uyarıları bilgilendiricidir; onaylı izinle çakışma gibi kritik sorunlar yayını durdurabilir.

Yayınlama

1. Doğru haftayı ve filtreleri seçip Yayınla düğmesine tıklayın. Düğme taslak sayısını gösterir, örneğin Yayınla (12). Yalnızca görünen haftadaki ve filtrelerdeki taslaklar yayınlanır.
2. Pencerede uyarıları, tahmini maliyeti (maliyet görüntüleme yetkiniz varsa) ve yayınlanacak atamaları gözden geçirin. Uyarı varsa Geri Dön ile kapatabilir veya Yine de Yayınla ile onay adımına geçebilirsiniz; Yine de Yayınla yayınlamaz, yalnızca Yayınlamadan önce gözden geçir adımına ilerletir.
3. Yayını engelleyen kritik sorun varsa pencere bunları listeler. Vardiyaya git ile düzeltebilirsiniz. Bir vardiyaya ait kritik sorunda gerekçe yazarak Gerekçeyle istisna tanımla da diyebilirsiniz; gerekçe denetim kaydına yazılır. Hesap sahibi her şubede, yönetici yalnızca kendi şubelerinde istisna tanımlayabilir.
4. Yayınlamadan önce gözden geçir adımında sayıları kontrol edip Yayınla'ya tıklayın.

Düzenleme ve iptal

1. Taslak vardiyayı düzenlemek için vardiyaya tıklayıp Düzenle'yi seçin. Taslakları çizelgede sürükleyerek taşıyabilirsiniz.
2. Planlandı durumundaki, atanmış ve henüz başlamamış bir vardiyada başlangıç ve bitiş tarihi ile saati, şube ve Saha Vardiyası ayarı güncellenebilir. Açıklama (zorunlu) girmeniz gerekir; değişiklik kaydedilir ve hesabı olan atanmış çalışana bildirim gider. Başlamış vardiya ve Açık vardiya düzenlenemez; bunlar için vardiyayı iptal edip yenisini oluşturun.
3. Vardiyayı İptal Et vardiyayı iptal edilmiş olarak işaretler; bu işlem geri alınamaz. Taslağı hesap sahibi veya yönetici iptal eder, yayınlanmış ya da aktif vardiyayı yalnızca hesap sahibi iptal eder.
4. Birden çok vardiyada işlem için Seç'e tıklayıp vardiyaları işaretleyin; alttaki çubukta Düzenle, İptal Et ve Yayınla görünür. Çubuktaki Yayınla haftalık yayın akışından farklı çalışır; ayrıntı için aşağıdaki Toplu yayın bölümüne bakın. Toplu düzenleme yalnızca taslaklar için açıktır.

Toplu yayın

Seç çubuğundaki Yayınla, haftalık Yayınla akışıyla aynı değildir:

• Yalnızca işaretlediğiniz taslak vardiyaları yayınlar.
• Yayınlamadan önce gözden geçir inceleme penceresini açmaz; uyarı, tahmini maliyet ve Gerekçeyle istisna tanımla adımını atlar. Bu nedenle toplu akışta bir çakışma için istisna tanımlayamazsınız.
• Yayınlanamayan vardiyalar (çakışma, yetkisiz şube, geçersiz süre gibi nedenler) yayınlanmaz. İşlem sonunda bir sonuç bildirimi kaç vardiyanın yayınlandığını, kaçının başarısız olduğunu söyler. Karışık sonuçta (bir kısmı başarılı, bir kısmı başarısız) Detayları gör ile başarısız vardiyalar ve nedenleri Başarısız işlemler listesinde açılır; seçili vardiyaların tamamı başarısız olursa bildirim yalnızca işlemin başarısız olduğunu gösterir. Yayın öncesi ayrı bir uyarı veya daraltma adımı yoktur; uyarıları önce görmek istiyorsanız haftalık Yayınla akışını kullanın.
• Seçili vardiyaların tümü zaten yayınlanmışsa toplu Yayınla kapalıdır.

Başarılı sonuç

Yayınlama sonunda "N vardiya başarıyla yayınlandı!" mesajı görünür. Vardiyalar çizelgede Planlandı durumuna geçer, hesabı olan atanmış çalışanlar bildirim alır ve atanmamış taslaklar çalışanların alabileceği açık vardiya olur. Hesabı olmayan bir kişi, hesabını oluşturana kadar atandığı vardiyayı uygulamada göremez; hesabını oluşturduğunda henüz bitmemiş vardiyaları için bildirim gönderilir.

Sık karşılaşılan sorunlar

İlgili makaleler

Web panelinde personel nasıl yönetilir? · Web panelinde izin nasıl yönetilir? · Web panelinde puantaj nasıl görüntülenir? · Vardiyalarımı ve detaylarını nasıl görürüm?