Karşılaştırma
Rota vs Excel + WhatsApp
Kısa cevap
Rota vs Excel + WhatsApp karşılaştırması, vardiya yönetiminde iki yaklaşımı maliyet, hata riski, KVKK, denetim izi, bildirimler, izin ve uygunluk ile çok şube desteği üzerinden dürüstçe kıyaslar. Excel ve WhatsApp küçük ekiplerde işe yarar; ekip büyüdükçe çift atamalar, kaybolan mesajlar ve kimin ne değiştirdiği belirsizliği artar. ROTA bu alanlarda otomatik kontrol ve değiştirilemez kayıt sunar.
Son güncelleme:
10 kullanıcıya kadar ücretsiz · Kart gerekmez · Türkçe destek ekibi
Excel'le tablo yaparsınız, WhatsApp'la duyurursunuz; bir yere kadar çalışır. Ekip büyüyünce çift atamalar, kaybolan mesajlar ve “kim değiştirdi?” soruları başlar. İşte dürüst karşılaştırma.
Yan yana bakış
Excel ve WhatsApp bir yere kadar iş görür. Ekip ve şube sayısı arttıkça aşağıdaki başlıklar ayrışır.
Maliyet
Excel + WhatsApp
Görünürde bedava. Ama hatalı puantaj, çifte vardiya ve düzeltmelerle harcanan saatler gizli maliyeti büyütür.
Rota
249 ₺ / çalışan / ay (yıllık ödemede 207,5 ₺, KDV hariç). 100 veya daha fazla çalışanı olan ekipler için özel Kurumsal fiyat.
Hata riski
Excel + WhatsApp
Çakışan vardiya, çifte atama ve elle formül hataları kimse fark edene kadar tabloda kalır.
Rota
Çakışan veya çifte atanan vardiyayı yayın anında engeller. Çalışılan ve hak edilen dakikayı, geç, erken ve gelmeme kayıtlarını otomatik hesaplar; eksik giriş çıkışları inceleme kuyruğuna alır.
KVKK
Excel + WhatsApp
Konum ve kişisel veri WhatsApp sohbetlerine dağılır; aydınlatma ve rıza akışı yoktur.
Rota
Veriler AB'de (Frankfurt) barındırılır. İşveren veri sorumlusu, Rota veri işleyendir. Sağlık belgeleri hukuki yükümlülük (KVKK m.6) kapsamında, açık rıza aranmadan işlenir; yurt dışı aktarım m.9 uygun güvenceye (standart sözleşme) dayanır. Aydınlatma metinleri ve veri sahibi başvuru şablonu hazırdır.
Denetim izi
Excel + WhatsApp
“Kim değiştirdi, ne zaman?” belirsizdir. Mesaj içeriği silinebilir ve kim, ne zaman, neyi değiştirdiğini gösteren değiştirilemez bir yönetim izi yoktur.
Rota
Her puantaj düzeltmesi; kim, ne zaman, neyi değiştirdiği bilgisiyle değiştirilemez (append-only) kayıtta tutulur. Yöneticiler bu geçmişi görür ve puantajın CSV dışa aktarımı da loglanır.
Bildirimler
Excel + WhatsApp
Her vardiyayı elle WhatsApp’tan duyurursunuz; okundu bilgisi olsa da bu, yapılandırılmış bir vardiya onayı ya da kalıcı bir operasyon kaydı değildir ve mesaj gürültüde kaybolur.
Rota
Çizelge yayınlanınca veya değişince, vardiya öncesi ve giriş çıkış hatırlatmalarında, açık vardiyalarda ve izin sonucunda (onay veya ret) çalışana otomatik bildirim gider. Yöneticiye ise izin talebi ile geç kalma veya gelmeme uyarısı düşer.
İzin ve uygunluk
Excel + WhatsApp
İzin talepleri WhatsApp’ta dağılır; kalan izin bakiyesi elle takip edilir, onaylı izinle çakışan vardiya kimse fark edene kadar tabloda kalır.
Rota
Çalışan izin talebini uygulamadan açar; sistem kalan bakiyeyi kontrol eder, talep yöneticiye bildirim olarak düşer. Yönetici onaylayınca bakiye düşülür ve o izinle çakışan vardiyalar uyarıyla işaretlenir.
Çok şube
Excel + WhatsApp
Her şube için ayrı Excel dosyası ve ayrı WhatsApp grubu; bir çalışan birden çok şubede çalışıyorsa çizelgeler elle eşlenir.
Rota
Tek hesapta birden çok şube tanımlanır. Yöneticiler yalnız sorumlu oldukları şubeleri görür; yayınladığınızda o haftanın çizelgesi ilgili tüm şubeler için tek işlemde yayınlanır.
Üründe nasıl görünüyor
Yukarıdaki tablonun "Rota" sütunu pratikte tek bir ekrana iner: haftalık çizelge. Çakışma yayın anında durur, herkes kendi vardiyasını telefonunda görür.
Excel’den geçişin ilk hafta planı
Her şeyi bir günde taşımanız gerekmez. Tipik bir ilk hafta şöyle ilerler:
- 1. gün
Şubeleri ve vardiya kurallarını tanımlayın
Paneli açın, şubelerinizi ve çalışma saatlerinizi girin. Excel dosyanız yanınızda referans kalabilir, hemen silmenize gerek yok.
- 2. gün
Ekibi sisteme ekleyin
İşletme sahipleri, CSV veya Excel (XLSX) dosyasıyla personellerini toplu olarak ekleyebilir. Geçerli kayıtlar oluşturulduktan sonra davetler ayrı bir adımda gönderilir. Mevcut vardiya çizelgelerinin Excel'den içe aktarılması desteklenmez.
- 3-4. gün
İlk çizelgeyi panelde kurun
Bu haftanın çizelgesini panelde oluşturun. Çakışan veya çifte atanmış vardiyaları sistem yayın anında yakalar; Excel’de gözden kaçan hata burada durur.
- 5. gün
Çizelgeyi yayınlayın
Yayınladığınız anda herkes kendi vardiyasını uygulamada görür ve otomatik bildirim alır. Artık vardiyaları WhatsApp’tan tek tek duyurmanıza gerek yok.
- Hafta sonu
Puantajı CSV olarak dışa aktarın
Haftanın giriş çıkış ve çalışma sürelerini puantaj cetveli olarak görün, CSV’yi dışa aktarıp muhasebeye gönderin.
Excel şablonundan çıkmadan önce hazır bir başlangıç arıyorsanız vardiya planlama Excel şablonumuza göz atın.
Geçiş hakkında sık sorulanlar
Mevcut Excel dosyamı içe aktarabilir miyim?
İşletme sahipleri, CSV veya Excel (XLSX) dosyasıyla personellerini toplu olarak ekleyebilir. Geçerli kayıtlar oluşturulduktan sonra davetler ayrı bir adımda gönderilir. Mevcut vardiya çizelgelerinin Excel'den içe aktarılması desteklenmez. Excel dosyanızı geçiş sırasında referans olarak yanınızda tutabilirsiniz.
WhatsApp'ı tamamen bırakmak zorunda mıyım?
Hayır. Rota vardiya duyurusu, hatırlatma ve talep güncellemelerini otomatik bildirime taşır; ekibinizle sohbet için WhatsApp'ı istediğiniz gibi kullanmaya devam edebilirsiniz. Amaç, kritik operasyon bilgisini sohbet gürültüsünden çıkarmak.
Fazla mesai hesabını da yapıyor mu?
Rota çalışılan ve hak edilen dakikaları otomatik hesaplar ve puantajı CSV olarak dışa aktarır. Fazla mesai (denkleştirme veya averaj) hesabı ise şu an ürünün kapsamında değildir; bu hesabı muhasebe tarafında yapmaya devam edersiniz.
Çalışan verileri nerede tutuluyor, KVKK uyumlu mu?
Veriler AB'de (Frankfurt) barındırılır. KVKK'da işletmeniz veri sorumlusu, Rota veri işleyendir. Sağlık belgeleri, açık rıza aranmadan hukuki yükümlülük (KVKK m.6) kapsamında işlenir; yurt dışı aktarım açık rızaya değil, m.9 uygun güvence (standart sözleşme) yöntemlerine dayanır. İlgili aydınlatma metinleri ve veri sahibi başvuru şablonu hazır olarak sunulur.
Geçiş ne kadar sürer?
Tek şubeli bir yapıda ilk çizelgeyi panelden hızlıca kurabilirsiniz. Çok şubeli veya özel kurallı yapılarda demo sırasında birlikte bir geçiş planı çıkarırız.
Excel’in bittiği yerden başlayın
Kendi ekibinizle nasıl çalışacağını 15 dakikalık bir demoda gösterelim.